Les présidents de SAS ou de SASU sont régulièrement amenés à engager personnellement certaines dépenses afin de mener à bien certaines missions.
Ces frais professionnels seront ensuite remboursés par l’entreprise. Toutefois, le remboursement des frais est strictement encadré dans le but d’éviter les abus et les dérives.
Pour en savoir plus, tour d’horizon sur les frais professionnels utilisés par les présidents des SAS ou SASU.
Sommaire
Les frais professionnels du Président SAS ou SASU
Guide pratique de tous les frais que vous pouvez vous faire rembourser par votre société, en franchise d’impôts et de charges sociales.
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Qu’est-ce que les frais professionnels ?
Les frais professionnels correspondent à des frais engagés personnellement par un employé dans le cadre de ses activités professionnelles. Ces frais avancés par le président sont toutefois à la charge de l’entreprise qui doit ainsi effectuer un remboursement suite à la présentation d’une pièce justificative de dépense. Souvent confondus avec les avantages en nature, les frais professionnels ne font toutefois pas partie des rémunérations du salarié.
En conséquence, l’entreprise peut déduire de sa base imposable les frais professionnel remboursés à un salarié. De plus, l’employé n’a pas besoin de les considérer ni dans l’évaluation de son impôt sur le revenu, ni dans les cotisations sociales.
Les frais professionnels peuvent être remboursés de deux manières. Ils peuvent d’une part être remboursés sur les dépenses réelles engagées, et d’autre part être remboursés sous forme de forfait. Le second cas est souvent appliqué lorsque certaines dépenses sont récurrentes pour l’employé. L’entreprise verse alors une prime pour rembourser toutes les dépenses qui ont été engagées au nom et pour le compte de la société. Ces primes peuvent être prévues dans le contrat de travail, par une convention collective ou tout simplement par un usage en vigueur dans une profession.
Le président d’une SAS ou d’une SASU doit faire la distinction entre deux types de frais de repas : les frais de repas d’affaire ainsi que les frais de repas ordinaires. Les frais de repas engagés dans l’intérêt de l’entreprise sont systématiquement remboursés dans leur intégralité et sont déductibles fiscalement. Il faut toutefois veiller à conserver les pièces justificatives, sur lesquelles les noms des participants doivent être inscrits. Toutefois, si les remboursements annuels dépassent les 6100€, ces dépenses devront être déclarées dans le relevé annuel des frais généraux.
Le remboursement des frais de repas ordinaire est autorisé à condition de pouvoir prouver l’impossibilité de rejoindre son domicile pour prendre son repas et ce, à cause de l’horaire ou de la position géographique. Ces frais sont en principe remboursés sur le montant réel et justifié, et les frais supplémentaire de repas peuvent également être déduits.
L’utilisation du véhicule personnel
Les dirigeants de SAS utilisant leur voiture personnel pour des missions professionnelles peuvent se faire rembourser les frais de déplacement sur le réel ou en fonction des kilomètres parcourus. Les remboursements kilométriques prennent en compte le carburant consommé, les primes d’assurances ainsi que l’entretien courant c’est-à-dire les vidanges ou le remplacement des pneus. Lorsque le président du SAS est propriétaire du véhicule, il peut également inclure dans les frais kilométriques les frais de location ou de crédit-bail.
Il est à noter que les kilomètres à retenir sont ceux qui ont été effectués dans le cadre d’un déplacement professionnel, à condition de pouvoir les justifier, ainsi que ceux parcourus pour se rendre de son domicile vers le lieu de travail. Ces derniers ne sont toutefois admis que dans la mesure où il ne fait qu’un seul aller-retour par jour. De plus, si la distance correspondante est supérieure à 40km, le dirigeant doit faire état de circonstance particulière afin de justifier l’éloignement entre son domicile et son lieu de travail.
Les SAS et les SASU domiciliés chez le président
Lorsque le président d’une SAS ou d’une SASU domicilie son entreprise dans son domicile, il peut demander à l’entreprise de rembourser une quote-part de son loyer, ainsi que certaines charges telles que l’électricité, l’eau ou encore l’abonnement internet.
Cette quote-part doit être proportionnelle à la surface du logement affectée à l’entreprise. L’entreprise peut également prendre en charge une quote-part des impôts locaux, des frais d’entretien, de réparation ou même d’assurance.
Dans la pratique, il est admis que la surface allouée à une entreprise domiciliée chez un dirigeant correspond à la surface d’une pièce lorsque ce dernier en comprend plusieurs. Dans le cas
