Comment gérer les notes de frais en tant que chef d’entreprise ?

Lorsque l’on est chef d’entreprise, il existe de nombreux aspects des activités de l’entreprise à prendre en compte. Il arrive en effet que certaines activités professionnelles et certaines missions nécessitent d’octroyer des indemnités diverses à l’attention des employés et même au chef d’entreprise lui-même.

Ces dépenses professionnelles dites « extra » engendrent alors des notes de frais. La question est ainsi de savoir comment gérer ces notes de frais en tant que chef d’entreprise. Réponses.

Trier ses notes de frais

Il n’existe pas de notes de frais à usage unique. En effet, l’usage de ces notes peut être multiple, allant des indemnités kilométriques aux frais de logement/hébergement, en passant par les additions du restaurant.

Pour ce qui est des indemnités kilométriques, il s’agit essentiellement du carburant utilisé pour des missions effectuées loin du lieu de travail. Les additions du restaurant, comme leur nom l’indique, concernent les dépenses liées à l’invitation d’un ou de plusieurs prospects au restaurant.

Enfin, les indemnités d’hébergement/logement concernent les frais liés à l’hébergement du salarié dans un hôtel ou un AirB&B dans le cadre d’une mission de plus d’une journée. Il convient alors, pour mieux gérer ses notes de frais, de les trier en fonction de leur nature.

Effectuer un contrôle rigoureux des notes de frais

Certaines notes de frais peuvent être invalides de par l’absence ou le manque de pièces justificatives. Ainsi, il est essentiel en tant que chef d’entreprise d’imposer dès le début des règles strictes liées aux dépenses professionnelles et de tenir un registre de gestion des notes de frais.

Les règles éditées concerneront par exemple les droits et des obligations des employés en matière d’indemnisation. Pour ce qui est du registre, il s’agira d’y inscrire les détails ainsi que les pièces justificatives des notes de frais engendrées chaque semaine ou chaque mois. Ce registre peut être doublé par un renvoi physique avec des notes de frais signées.

Etablir une politique claire et commune en matière de notes de frais

Pour éviter les malentendus et les litiges liés aux notes de frais, il est essentiel pour un chef d’entreprise d’établir une politique claire et commune en matière de notes de frais. Parmi les clauses de cette politique, nous pouvons citer : les pièces justificatives, les conditions d’octroi d’indemnités, les missions concernées par les indemnités, le rôle de chaque collaborateur et bien d’autres aspects encore.

Cette politique permettra au chef d’entreprise et aux collaborateurs de rester sur la même longueur d’ondes en ce qui concerne les notes de frais.

Faire appel à des experts en Finance

Outre votre service comptabilité, vous pouvez également faire appel à des experts en Finance pour vous accompagner dans vos démarches de gestion des notes de frais. En effet, les notes de frais peuvent vite devenir ingérables si elles sont trop nombreuses et que les missions augmentent au sein de votre entreprise. Une équipe d’experts financiers pourront ainsi vous aider en tant que chef d’entreprise à contrôler et à gérer efficacement les notes de frais.

De plus, cette équipe peut vous aider à établir votre situation budgétaire sur le long terme tout en veillant à suivre les notes de frais de prêt. Une telle équipe peut également vous aider à définir une politique d’octroi des indemnités commune à tous vos collaborateurs.

Utiliser un outil de gestion des notes de frais

Face à l’avènement du numérique, de nombreuses entreprises et start-ups ont créé des outils numériques destinés à aider les chefs d’entreprise dans la gestion de leurs notes de frais, on peut citer Mooncard ou Qonto. Ces solutions innovantes permettent ainsi aux collaborateurs d’éviter de trimbaler toutes les pièces justificatives à chaque mission vu qu’une simple photo suffit pour faire office de pièce justificative.

Mooncard

La carte de paiement qui gère vos notes de frais et vos dépenses pros

Ces outils automatisent également la gestion des notes de frais et permettent aux chefs d’entreprise d’éviter l’accumulation de pièces justificatives ou la saisie interminable des notes de frais.