Comment optimiser le suivi de votre trésorerie ?

Au sein d’une entreprise, la trésorerie est un facteur d’équilibre et de rentabilité.  Malgré son importance vitale pour chaque entreprise, de nombreux dirigeants rencontrent des difficultés pour suivre correctement et efficacement leur trésorerie. Cela s’explique notamment par les aspects techniques de la gestion de la trésorerie, et surtout, par le travail laborieux et chronophage qui accompagne cette gestion.

Pourtant, une meilleure gestion de la trésorerie peut affecter de manière positive le développement d’une entité, que ce soit à court terme ou à long terme. Mais comment se déroule le suivi d’une trésorerie ?

La première étape pour un suivi de la trésorerie d’une entreprise consiste à mettre en place un plan de trésorerie de l’entreprise. Pour cela, il faut effectuer l’inventaire des encaissements (factures clients, crédits bancaires, apports des associés, subventions…) et des décaissements (fournisseurs, charges de personnel, charges fixes, remboursements des crédits, impôts et taxes…). Une fois les différents flux de trésoreries regroupés dans des catégories, la seconde étape consiste à faire une prévision de trésorerie.

Tout comme pour la première étape, il s’agit d’anticiper les futurs encaissements et décaissements en projetant chaque catégorie de flux de trésorerie sur une période d’un mois, de trois mois puis de six mois. Pour finir, la troisième étape du suivi de trésorerie consiste à enregistrer les encaissements et les décaissements réellement réalisés durant une période donnée. Ces réalisations sont ensuite comparées avec les prévisions, pour visualiser l’état de la trésorerie en temps réel de l’entreprise.

C’est une fois ces étapes terminées que découle le tableau des flux de trésorerie qui, aux côtés du compte de résultat, du bilan et des annexes, représentent les états financiers de l’entreprise. Cela représente ainsi un travail colossal mais ô combien indispensable pour assurer la pérennité d’une entreprise, à court terme comme à long terme. Comment donc optimiser le suivi de la trésorerie ?

Les fausses solutions

Fausse solution n°1 : Utiliser un simple logiciel comptable et Excel

Dans la plupart des cas, par faute de budget ou de personnel, certaines entreprises effectuent leurs suivis de trésorerie à l’aide de logiciel comptable et de tableur comme Excel. Dans un premier temps, le département comptabilité enregistre de manière journalière chaque transaction et chaque facturation émise et reçue par l’entreprise à l’aide de logiciels comptables classiques. Ensuite, dans un second temps, un comptable effectue une retranscription des données sur Excel.

À ce stade, des erreurs de saisie sont récurrentes et irréversibles, entraînant de fausses interprétations par la direction de l’entreprise et la prise de mauvaises décisions.

De plus, l’enregistrement manuel sur Excel de toutes les informations pour pouvoir établir une prévision de trésorerie est très chronophage, et peut vite être source d’épuisement physiquement. De ce fait, si Excel reste un tableur omniprésent dans le domaine de la comptabilité, il n’en reste pas moins un outil qui est source d’erreurs récurrentes et chronophage, le rendant obsolète pour l’élaboration d’un suivi précis et fiable de la trésorerie.

Fausse solution n°2 : Externaliser sa comptabilité

Une seconde option s’offre aux entreprises quant au suivi de leur trésorerie: externaliser sa comptabilité auprès d’un cabinet d’expertise comptable. Cette option permet en effet de se passer du traitement manuel sur Excel des données comptables, car il suffit simplement d’envoyer ces données pour être étudiées, vérifiées et exploitées dans le but d’obtenir un suivi de la trésorerie représentatif de la réalité.

Cette solution n’est cependant pas adaptée pour les jeunes entreprises, les start-ups ainsi que les PME et les TPE. En effet, les frais d’intervention d’un cabinet d’expertise comptable représentent un coût important, spécialement pour un travail récurrent et de longue haleine comme le suivi de trésorerie.

Logiciels de trésorerie

Un logiciel de trésorerie est un outil puissant et fiable qui permet de connaître en temps réel les ressources réellement disponibles et de créer des scénarios d’anticipation. Cet outil se connecte à la fois aux logiciels comptables, aux logiciels de facturation, aux logiciels de caisse, aux différents comptes bancaires d’une entreprise et à bien d’autres outils comptables. Cela créé un écosystème unique qui permet de suivre en temps réel chaque mouvement de flux de trésorerie (encaissement, décaissement) de l’entreprise.

Il est ainsi plus facile de créer un ou plusieurs scénarios prévisionnels de trésorerie, tout en catégorisant automatiquement chaque opération. De nombreux logiciels sont actuellement disponibles sur le marché, notamment Quicbooks et Agicap. Ce dernier se démarque du lot car c’est un logiciel 100% en ligne qui effectue plus rapidement les opérations de suivi et de prévisions de trésorerie. On peut également citer le logiciel de trésorie RocketChart qui se distingue par une interface de gestion nettement plus claire et plus intuitive et par le fait qu’il propose une projection de la trésorerie sur 3 ans (contre 1 ans max pour la plupart des logiciels) et une estimation du solde de TVA en temps réel.

Les avantages d’utiliser un logiciel de trésorerie

Le premier avantage qu’offre l’utilisation d’un logiciel de trésorerie est le gain de temps. En supprimant les différentes enregistrements et vérifications manuelles, et en automatisant certaines opérations, le suivi de la trésorerie s’effectue en très peu de temps avec ces logiciels. Ensuite, toujours grâce à l’absence d’enregistrement manuel des transactions, le risque d’erreur est rendu nul et rend toutes les prévisions de trésorerie fiables et à jour.

Les logiciels de trésorerie représentent également un investissement plus rentable et moins onéreux qu’une externalisation vers un cabinet d’expertise comptable. Pour finir, grâce à l’élaboration de différents scénarios, les dirigeants d’entreprise peuvent facilement visualiser les impacts de chaque scénario sur leur trésorerie et ainsi de prendre les mesures adéquates pour assurer la pérennité et le développement à long terme de leurs entreprises.